Ліквідація підприємства: як правильно підготувати документи для архіву
Після проведених перевірок органами податкової та пенсійного фонду, закриття рахунків, поділу майна між власниками підприємства, перед ліквідаційною комісією (ліквідатором) виникає нове завдання – подача документів юридичної особи до архівної установи. Це достатньо клопітка та об’ємна робота. У цій статті ми зробили короткий опис основних моментів, які необхідно знати для правильної подачі документації підприємства, що ліквідується, до архіву.
- Передача документів в архів при ліквідації підприємства: нормативно-правова база
Питання передання документів до архівної організації у зв’язку з ліквідацією компанії регулюють такі нормативно-правові акти:
1) Закон України «Про національний архівний фонд та архівні установи»;
2) Перелік, затверджений наказом Міністерства юстиції України 14.03.2013 № 430/5;
3) Правила, затверджені наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5;
4) Порядок, затверджений наказом Міністерства юстиції України 19.07.2017 № 2301/5.
- Які документи необхідно передати в архів при ліквідації підприємства?
У разі припинення підприємства до архівної організації, за його місцезнаходженням, передаються такі документи:
1) установчий документ;
2) виписки та витяги з державного реєстру юридичних осіб;
3) рішення органів управління;
4) накази з основної діяльності;
5) кадрові накази;
6) трудові договори;
7) цивільно-правові угоди про надання послуг, виконання робіт і т.д.;
8) положення про відокремлені підрозділи, відділення, відділи, сектори;
9) посадові інструкції працівників;
10) штатний розпис;
11) колективний договір;
12) документи про преміювання та нагородження почесними грамотами і т.д.;
13) документи про виплату зарплат, авансів, премій;
14) табелі, довідки, протоколи, що стосуються питань охорони праці на
підприємстві.
У разі ліквідації акціонерних товариств до архіву також передаються документи, що стосуються випуску та розподілу цінних паперів.
- Як правильно підготувати документи для подачі в архів?
Завдання з формування документів для передачі до архівної організації у зв’язку з ліквідацією підприємства покладається на ліквідаційну комісію (ліквідатора).
Формування документів у справи включає:
1) розкладання за датами видання (надходження);
2) нумерацію аркушів справи з використанням простого чорного олівця на верхній правій частині кожного аркуша. При цьому кожен том справи нумерується окремо від іншого тому. Конверти також підлягають нумерації як окремий документ.
3) внутрішній опис, що розміщується на початку справи, та має містити інформацію про назви документів, їх індекси, дати та порядкові номери у справі, а також підсумковий запис. Внутрішній опис підписується членом ліквідаційної комісії, який його склав (ліквідатором).
4) посвідчувальний напис, що розміщується в кінці справи, та в якому прописується кількість всіх аркушів у справі та, з використанням знаку «+» (плюс), зазначається також кількість аркушів внутрішнього опису. У кінці посвідчувального напису особа, яка його підготувала ставить свій підпис. Справа підшивається на чотири отвори міцною ниткою до твердої обкладинки.
З власного досвіду знаємо як працівники архівної установи ретельно перевіряють правильність оформлення кожної справи, звіряють відомості внутрішнього опису та посвідчувального напису з кожним аркушем справи. Тому, до оформлення справ підприємства, що ліквідується, для подальшого передання їх до архіву на зберігання, членам ліквідаційної комісії (ліквідатору) слід віднестися дуже серйозно.
- Порядок подачі документів в архів при ліквідації
Перший етап передання документації від підприємства, що ліквідується, до архівної організації – це повідомлення головою ліквідаційної комісії (ліквідатором) або уповноваженою ним особою архіву про припинення діяльності такого підприємства.
Документи, що подаються до органу архівної служби:
1) завірені належним чином копії рішення про припинення діяльності компанії, про склад ліквідаційної комісії, опису документів, виданого державним реєстратором (нотаріусом) при прийомі документів для внесення запису до ЄДР про початок ліквідації;
2) супровідний лист.
Другий етап – це експертиза цінності документів за весь час роботи організації, що ліквідується. За результатом проведення експертизи цінності всіх документів складається 4 категорії справ:
1) ті, що мають зберігатися постійно;
2) ті, що мають зберігатися більше 10 років;
3) ті, що зберігаються тимчасово, тобто 10 років і менше;
4) ті, що повинні бути знищені.
При цьому враховуються номенклатура таких справ, а також перевіряється чи правильно зберігались документи під час роботи підприємства.
Третім етапом порядку передання документів до архівної установи при ліквідації підприємства є формування справ. Про цей процес ми розповіли у другому пункті цієї статті.
Четвертий етап – передача на розгляд архівної установи описів справ, що будуть передаватися на знищення, та актів. До них обов’язково додається супровідний лист.
П’ятий етап – підготовка та передання всіх справ підприємства, що ліквідується, до архіву. Разом із справами до архівної організації також надаються:
1) історична довідка;
2) опис справ, що підлягають постійному зберіганню;
3) опис справ з кадровими документами;
4) акти про документи, що підлягають знищенню.
Справи складаються у спеціальні архівні коробки.
За результатом розгляду документів керівник або уповноважена особа архівної установи підписує акти приймання-передачі, після чого один примірник залишає у себе, та видає довідку про прийняття документів на зберігання у зв’язку з ліквідацією підприємства. Архівна довідка необхідна голові ліквідаційної комісії (ліквідатору) для завершення процесу ліквідації у державного реєстратора (нотаріуса).
Звичайно ж, у кожного підприємства на етапі подачі справ до архіву можуть виникнути свої нюанси. Тому, не варто панікувати при виникненні складнощів, а краще звернутися до професіоналів.
- На що варто звернути увагу при передачі документів до архіву при ліквідації підприємства?
Строк зберігання документів починає рахуватися з 01 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, документи завершені діловодством 20 серпня 2021 року, отже відлік строку їх зберігання почався 01 січня 2022 року. Документи в електронному вигляді мають зберігатися такий самий строк як і їх аналоги в паперовій формі. Документи, строк зберігання яких закінчився, підлягають знищенню виключно після схвалення архівною установою.
У разі, коли ліквідаційна комісія (ліквідатор) не може відшукати документи, яких не вистачає, призначається службове розслідування. За результатом такого розслідування видається наказ про притягнення до відповідальності осіб винних у зникненні документів. Для архівної установи голова ліквідаційної комісії (ліквідатор) складає довідку про причини нестачі документів. Керівник архіву видає відповідний акт у двох екземплярах, один з яких залишається в архівній організації, а інший – передається представнику підприємства.
- Що буде з документами підприємства, коли архівна установа ліквідується?
Дуже часто до нашої компанії звертаються люди, яким необхідно підтвердити трудовий стаж роботи на підприємстві, що ліквідувалося дуже давно, і вони не можуть знайти ні ліквідатора, ні архівну установу до якої були передані потрібні їм документи. Часто ми дізнаємося, що така архівна організація також ліквідована, а документи, що можуть підтвердити роки роботи, передані до іншого архіву.
Згідно вимог чинного законодавства документи підприємства, що передані на зберігання до архівної організації, яка має ліквідуватися, мають бути передані до іншої такої установи.
Висновок
Отже, важливо правильно визначити які справи слід віднести до документів, що зберігатимуться довгостроково, а які менше. Необхідно дотримуватися порядку подачі всіх відомостей до архівної організації, визначеного нормативно-правовими актами, адже у разі порушень процедура може забрати більше часу, ніж передбачалось. Процес оформлення та подачі документів до архівної установи у зв’язку з ліквідацією підприємства займає багато часу, та вимагає вивчення, систематизації та перевірки великого об’єму інформації. Великим підприємствам, які можуть собі дозволити створення ліквідаційної комісії, цей етап пройти легше, ніж підприємствам, на яких питаннями припинення компанії займається один тільки ліквідатор. Наші спеціалісти завжди готові прийти вам на допомогу шляхом надання консультації або ж повного супроводження підприємства під час формування та подачі документів до архіву при ліквідації підприємства.
КУ "Тростянецький трудовий архів"
